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El proceso de destrucción de la documentación

En el proceso de eliminación de la documentación confidencial inciden diferentes variables que condicionan la seguridad. El nivel más alto de seguridad se consigue mediante una destrucción interna (dentro de las instalaciones de la empresa) por parte de aquellos que generan esa misma documentación;en este caso una destructora personal o de oficina con niveles de seguridad 3, 4 o 5 sería lo ideal para triturar la documentación.
Cuando la destrucción no se lleva a cabo por parte de las personas implicadas en su generación o mantenimiento, se origina un problema de “custodia” y “almacenamiento” de los soportes (papel o digitales). La ley de protección de datos obliga a que en estos casos la documentación confidencial a destruir sea almacenada (temporalmente o a largo plazo) en contenedores cerrados con llave o acceso restringido a aquellos autorizados para su manipulación (según el documento de seguridad obligatorio). En el caso de almacenar la documentación confidencial para recogida y destrucción por un servicio “interno” (de la propia empresa u organismo) o “externo” (empresa externa de destrucción confidencial), el papel deberá almacenarse en un contenedor con llave (si es confidencial), una simple caja de cartón en zonas comunes no es suficiente para garantizar la confidencialidad.
El nivel menor de seguridad sería depositar la documentación en la vía pública (papeleras o contenedores de papel a reciclar) sin haber triturado la documentación convenientemente.
La Ley de protección de datos española, asigna responsabilidades claras a aquellos gestores de información confidencial que no asuman un tratamiento diligente de la misma y que incumplan con su obligación de que no sea accesible a terceros.